Prawo spadkowe a działalność gospodarcza – co dzieje się z firmą po śmierci właściciela?

Prawo spadkowe a działalność gospodarcza nie daje jednej odpowiedzi na pytanie, co dzieje się z firmą po śmierci właściciela. Inaczej wygląda sytuacja jednoosobowej działalności wpisanej do CEIDG, inaczej spółki z o.o., a jeszcze inaczej spółki cywilnej lub jawnej.

To pierwsze rozróżnienie jest ważniejsze niż sama lista dokumentów spadkowych. W przypadku JDG śmierć przedsiębiorcy uruchamia szczególny reżim przedsiębiorstwa w spadku i ewentualnego zarządu sukcesyjnego. W spółce kapitałowej sama spółka nadal istnieje, a przedmiotem dziedziczenia są przede wszystkim prawa wspólnika lub akcjonariusza, a nie bezpośrednio cały majątek przedsiębiorstwa.

Dlatego po śmierci właściciela nie warto zaczynać od założenia, że „firma przechodzi na dzieci”. Najpierw trzeba ustalić formę prawną, stan własności, testament, umowę spółki oraz to, czy wcześniej przygotowano mechanizm sukcesji.

Najpierw ustal formę prawną – JDG to nie spółka z o.o.

W potocznym języku właścicielem firmy może być zarówno przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność, jak i wspólnik posiadający 100% udziałów w spółce z o.o.

Prawnie są to jednak zupełnie różne sytuacje.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Przedsiębiorca i jego działalność nie są odrębnymi osobami prawnymi. Po śmierci przedsiębiorcy znaczenie mają składniki przedsiębiorstwa znajdujące się w spadku oraz szczególne rozwiązania przewidziane w ustawie o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej.

To właśnie tutaj występują pojęcia przedsiębiorstwa w spadku i zarządcy sukcesyjnego.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna

Spółka kapitałowa jest odrębnym podmiotem. Śmierć wspólnika nie oznacza śmierci samej spółki ani automatycznego wejścia jej maszyn, nieruchomości i rachunków bankowych bezpośrednio do spadku po wspólniku.

Do spadku wchodzą prawa należące do zmarłego, w szczególności udziały lub akcje, z uwzględnieniem przepisów Kodeksu spółek handlowych, umowy albo statutu spółki.

W spółce z o.o. umowa spółki może ograniczyć lub wyłączyć wstąpienie spadkobierców na miejsce zmarłego wspólnika, ale musi wtedy określać warunki ich spłaty. Ten problem opisujemy szerzej przy wycenie udziałów po śmierci wspólnika.

Spółki osobowe

W spółkach osobowych trzeba sprawdzić zarówno Kodeks spółek handlowych, jak i konkretną umowę spółki.

Przykładowo w spółce jawnej śmierć wspólnika może być przyczyną rozwiązania spółki, ale spółka może nadal trwać pomiędzy pozostałymi wspólnikami, jeżeli przewiduje to umowa albo pozostali wspólnicy niezwłocznie tak postanowią.

Nie należy więc przenosić reguł dotyczących zarządu sukcesyjnego JDG bezpośrednio na spółkę jawną, komandytową czy partnerską.

Spółka cywilna

Spółka cywilna również wymaga osobnej analizy. Zgodnie z Kodeksem cywilnym spadkobiercy wspólnika wchodzą na jego miejsce wtedy, gdy umowa spółki tak stanowi. Ustawa o zarządzie sukcesyjnym zawiera dodatkowo szczególne rozwiązania dotyczące udziału zmarłego przedsiębiorcy w spółce cywilnej.

Dlatego przed podejmowaniem działań trzeba przeczytać umowę spółki, a nie opierać się wyłącznie na ogólnym założeniu o dziedziczeniu przedsiębiorstwa.

Czym jest przedsiębiorstwo w spadku?

„Przedsiębiorstwo w spadku” nie jest nową spółką zakładaną po śmierci przedsiębiorcy.

To ustawowo określony zespół składników związanych z działalnością zmarłego przedsiębiorcy, który umożliwia objęcie ich szczególnymi zasadami tymczasowego zarządzania i kontynuowania działalności.

Zgodnie z ustawą obejmuje ono co do zasady składniki niematerialne i materialne przeznaczone do wykonywania działalności gospodarczej, które w chwili śmierci przedsiębiorcy stanowiły jego własność.

Zakres może być bardziej złożony, gdy przedsiębiorstwo należało do majątku wspólnego małżonków albo działalność była prowadzona w ramach spółki cywilnej.

Nie można więc automatycznie utożsamiać przedsiębiorstwa w spadku z całą masą spadkową. Spadek może obejmować również prywatny majątek, który nie służył działalności.

Zarząd sukcesyjny pozwala czasowo kontynuować JDG

Zarząd sukcesyjny został stworzony po to, aby działalność osoby fizycznej nie musiała zostać natychmiast operacyjnie zatrzymana tylko dlatego, że formalne sprawy spadkowe nie zostały jeszcze zakończone.

Zarządca prowadzi przedsiębiorstwo w spadku w swoim imieniu, ale na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku.

Może wykonywać prawa i obowiązki wynikające z działalności zmarłego przedsiębiorcy oraz podejmować czynności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa w ustawowym zakresie.

Jest to rozwiązanie tymczasowe. Zarząd sukcesyjny nie zastępuje ostatecznego rozstrzygnięcia, komu przypadnie przedsiębiorstwo.

Najprościej powołać zarządcę jeszcze za życia przedsiębiorcy

Przedsiębiorca może ustanowić zarząd sukcesyjny na wypadek swojej śmierci.

Wymaga to między innymi powołania konkretnej osoby, jej zgody oraz dokonania odpowiedniego wpisu w CEIDG.

Jeżeli wszystkie wymagania zostały spełnione przed śmiercią, zarząd sukcesyjny zostaje ustanowiony z chwilą śmierci przedsiębiorcy.

Z punktu widzenia ciągłości biznesu jest to zasadnicza różnica. Nie trzeba wtedy dopiero po śmierci organizować zgody uprawnionych osób i dokonywać notarialnego powołania zarządcy.

Sam zarządca nie staje się jednak właścicielem przedsiębiorstwa. Jest osobą zarządzającą nim w okresie przejściowym.

Czy zarządcę sukcesyjnego można powołać dopiero po śmierci?

Tak, ale obowiązują terminy i wymogi formalne.

Jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony z chwilą śmierci przedsiębiorcy, zarządcę mogą powołać określone w ustawie osoby, między innymi uprawniony małżonek albo spadkobierca spełniający ustawowe warunki.

Do powołania potrzebna jest zgoda osób, którym łącznie przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku większy niż 85/100.

Powołanie po śmierci następuje w formie przewidzianej ustawą z udziałem notariusza, który zgłasza zarządcę do CEIDG.

Uprawnienie do powołania zarządcy sukcesyjnego wygasa zasadniczo po dwóch miesiącach od śmierci przedsiębiorcy.

To jeden z terminów, których rodzina prowadzącego JDG nie powinna przeoczyć.

Co można robić przed ustanowieniem zarządu sukcesyjnego?

Brak zarządcy w pierwszych dniach po śmierci nie oznacza, że każda czynność dotycząca przedsiębiorstwa jest zakazana.

Ustawa wskazuje osoby, które w okresie przejściowym mogą dokonywać określonych czynności koniecznych do zachowania majątku albo możliwości dalszego prowadzenia przedsiębiorstwa.

Zakres tych działań jest jednak inny niż pełny zarząd sukcesyjny. Nie należy więc traktować samego statusu spadkobiercy jako nieograniczonego pełnomocnictwa do prowadzenia działalności zmarłego.

Praktyczne działania bezpośrednio po śmierci opisujemy osobno w poradniku pierwsze kroki po śmierci właściciela firmy.

Jak długo może działać zarząd sukcesyjny?

Nie jest to trwała forma prowadzenia przedsiębiorstwa.

Ustawa przewiduje kilka zdarzeń powodujących wcześniejsze zakończenie zarządu, na przykład nabycie przedsiębiorstwa w całości przez jedną osobę, dokonanie działu spadku obejmującego przedsiębiorstwo czy określone zmiany dotyczące samego zarządcy.

Jeżeli wcześniej nie wystąpi inna przesłanka, zarząd sukcesyjny co do zasady wygasa z upływem dwóch lat od dnia śmierci przedsiębiorcy.

Sąd może z ważnych przyczyn przedłużyć ten okres, ale maksymalnie do pięciu lat od dnia śmierci przedsiębiorcy.

Firma nie powinna więc funkcjonować przez lata bez decyzji, jaki ma być jej docelowy model własności.

Czy umowy przedsiębiorcy pozostają w mocy?

Nie można odpowiedzieć jednym zdaniem „tak, wszystkie”.

Ustawa o zarządzie sukcesyjnym przewiduje mechanizm pozwalający zachować ciągłość wielu umów zawartych w ramach działalności przedsiębiorstwa.

Jednocześnie przepisy zastrzegają między innymi:

  • odmienne postanowienia konkretnej umowy,
  • odmienne przepisy szczególne,
  • umowy, których wykonanie zależy od osobistych przymiotów zmarłego przedsiębiorcy.

W okresie pomiędzy śmiercią przedsiębiorcy a ustanowieniem zarządu sukcesyjnego ustawa zawiera również szczególne zasady dotyczące wykonywania świadczeń i biegu terminów.

Dlatego po śmierci właściciela trzeba zrobić przegląd najważniejszych umów, zwłaszcza finansowania, najmu, leasingu, kluczowych dostaw, licencji, dystrybucji i kontraktów zależnych od osoby przedsiębiorcy.

Pracownicy wymagają osobnego sprawdzenia

Nie należy pisać ani że wszystkie umowy o pracę automatycznie wygasają w chwili śmierci pracodawcy, ani że zawsze trwają bez żadnych dodatkowych warunków.

Ustawa o zarządzie sukcesyjnym odsyła w tym zakresie do szczególnych przepisów Kodeksu pracy dotyczących śmierci pracodawcy.

Znaczenie ma między innymi to, czy zarząd sukcesyjny został ustanowiony z chwilą śmierci, czy może zostać ustanowiony później oraz jakie działania zostały podjęte w ustawowych terminach.

Jeżeli firma zatrudnia pracowników, ten obszar powinien zostać sprawdzony od razu razem z dokumentacją kadrową i sposobem ustanowienia zarządu sukcesyjnego.

Czy można nadal używać nazwy firmy?

W okresie zarządu sukcesyjnego przedsiębiorstwo działa przy wykorzystaniu dotychczasowej firmy przedsiębiorcy z dodatkowym oznaczeniem „w spadku”.

Nie jest więc poprawne założenie, że po śmierci nic formalnie się nie zmienia i działalność przez dowolny czas występuje dokładnie pod dotychczasową nazwą.

Oznaczenie informuje kontrahentów, że działalność jest prowadzona w szczególnym okresie sukcesyjnym.

Co dzieje się z NIP po śmierci przedsiębiorcy?

W przypadku przedsiębiorstwa w spadku ustawodawca przewidział wyjątek od zwykłej zasady wygaśnięcia NIP osoby fizycznej.

NIP nadany zmarłemu przedsiębiorcy przechodzi na przedsiębiorstwo w spadku i jest używany w okresie przewidzianym przez przepisy sukcesyjne.

Jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony, możliwość posługiwania się NIP-em w okresie przewidzianym na powołanie zarządcy jest związana z dalszym prowadzeniem przedsiębiorstwa przez uprawnioną osobę i odpowiednim zgłoszeniem do urzędu skarbowego.

NIP nie „przechodzi” natomiast prywatnie na konkretnego syna, córkę czy małżonka jako ich osobisty numer przedsiębiorcy.

Rachunek bankowy nie jest po prostu prywatnym rachunkiem spadkobiercy

Po śmierci przedsiębiorcy nie należy zakładać, że dowolny spadkobierca może od razu posługiwać się rachunkiem firmowym tylko dlatego, że należy do rodziny.

Uprawnienie do działania trzeba wykazać zgodnie z zasadami sukcesji, a bank może wymagać dokumentów potwierdzających umocowanie osoby reprezentującej przedsiębiorstwo w spadku.

W praktyce warto skontaktować się z bankiem możliwie szybko i ustalić jego procedurę dla przedsiębiorstwa w spadku oraz zarządcy sukcesyjnego.

Koncesje, licencje i zezwolenia nie zawsze automatycznie pozostają ważne

To kolejny obszar, w którym stare poradniki sukcesyjne bywają zbyt kategoryczne.

Ustawa o zarządzie sukcesyjnym wprowadza szczególne reguły dotyczące decyzji administracyjnych związanych z przedsiębiorstwem, działalności regulowanej i wpisów do rejestrów.

Nie oznacza to jednak, że każda koncesja lub licencja automatycznie przechodzi bez żadnego działania.

Po pierwsze, przepisy szczególne mogą przewidywać inne zasady.

Po drugie, wyjątek dotyczy również decyzji, które zgodnie z odrębnymi przepisami mogą być wydane wyłącznie konkretnej osobie fizycznej.

W typowym reżimie przewidzianym przez ustawę, jeżeli ustanowiono zarząd sukcesyjny, zarządca może w ciągu trzech miesięcy od ustanowienia zarządu wystąpić do właściwego organu o potwierdzenie możliwości wykonywania decyzji związanej z przedsiębiorstwem.

Organ sprawdza między innymi, czy nadal spełnione są warunki wymagane dla tej decyzji.

Dlatego przed dalszym prowadzeniem działalności regulowanej trzeba zidentyfikować każdą koncesję, licencję, zezwolenie i wpis do rejestru oraz sprawdzić przepisy dotyczące konkretnego rodzaju działalności.

Śmierć wspólnika spółki z o.o. nie oznacza potrzeby zarządu sukcesyjnego całej spółki

Jeżeli działalność prowadzi spółka z o.o., właścicielem przedsiębiorstwa, rachunków, umów i większości aktywów jest spółka, a nie wspólnik osobiście.

Po jego śmierci trzeba rozwiązać przede wszystkim problem dziedziczenia udziałów oraz wykonywania praw udziałowych.

Spółka nadal może posiadać ten sam NIP, pracowników i zawarte umowy, ponieważ sama nie przestała istnieć wskutek śmierci wspólnika.

Nie oznacza to oczywiście, że śmierć kluczowego wspólnika pozostaje bez wpływu na działalność. Trzeba sprawdzić między innymi:

  • skład zarządu i sposób reprezentacji,
  • umowę spółki,
  • zasady dziedziczenia udziałów,
  • ewentualne ograniczenia wejścia spadkobierców,
  • pełnomocnictwa,
  • klauzule change of control w umowach finansowania i kontraktach,
  • wpływ utraty kluczowej osoby na działalność operacyjną.

To jednak inny problem niż kontynuacja JDG w formie przedsiębiorstwa w spadku.

Spółka jawna może wymagać szybkiej decyzji pozostałych wspólników

W spółce jawnej śmierć wspólnika może stanowić przyczynę rozwiązania spółki.

Kodeks spółek handlowych pozwala jednak na dalsze trwanie spółki pomiędzy pozostałymi wspólnikami, jeżeli przewiduje to umowa spółki albo pozostali wspólnicy tak postanowią.

Znaczenie mają więc zarówno przepisy KSH, jak i treść umowy.

Również sposób rozliczenia udziału kapitałowego zmarłego wspólnika jest w KSH uregulowany odmiennie niż dziedziczenie udziałów w spółce z o.o.

Nie istnieje jedna uniwersalna procedura „dziedziczenia firmy” właściwa dla wszystkich spółek.

Testament pomaga, ale nie zastępuje planu sukcesji firmy

Testament pozwala określić sposób powołania spadkobierców i może być ważnym elementem planowania sukcesji.

Nie rozwiązuje jednak automatycznie wszystkich problemów operacyjnych przedsiębiorstwa.

Sam testament nie zastępuje:

  • zarządcy sukcesyjnego w JDG,
  • odpowiednich postanowień umowy spółki,
  • zasad reprezentacji spółki,
  • procedur dotyczących zezwoleń i decyzji administracyjnych,
  • planowania finansowania i ciągłości kluczowych umów.

Relację pomiędzy testamentem a planem sukcesji opisujemy szerzej w artykule testament a sukcesja firmy.

Odrzucenie spadku obejmującego firmę również wymaga szerszego spojrzenia

Przed podjęciem decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu spadku trzeba znać nie tylko wartość aktywów przedsiębiorstwa, ale także jego zobowiązania i sytuację całej masy spadkowej.

Nie należy utożsamiać „firmy wartej 2 mln zł” z aktywem, które daje spadkobiercom dokładnie 2 mln zł korzyści.

Przedsiębiorstwo może mieć zadłużenie, zobowiązania podatkowe, roszczenia, leasingi, poręczenia oraz istotne przyszłe wydatki.

Osobny poradnik dotyczący tej decyzji znajduje się tutaj: odrzucenie spadku po śmierci właściciela firmy.

Podatki po śmierci przedsiębiorcy – nie ma jednej zasady dla wszystkich sytuacji

Trzeba rozdzielić co najmniej dwie kwestie:

  • opodatkowanie bieżącej działalności przedsiębiorstwa w spadku,
  • podatek od nabycia majątku lub praw w drodze spadku.

Przedsiębiorstwo w spadku jest szczególnym podatnikiem dla celów podatków związanych z kontynuowaną działalnością. Przepisy przewidują również szczególne zasady dotyczące VAT oraz podatku dochodowego.

Nie należy więc rozliczać bieżących faktur tak, jakby po śmierci przedsiębiorcy działalność była automatycznie prywatną działalnością jednego ze spadkobierców.

Najbliższa rodzina może korzystać ze zwolnienia w podatku od spadków

Odziedziczenie przedsiębiorstwa, udziałów albo innych praw nie oznacza automatycznie obowiązku zapłaty podatku od spadków i darowizn.

Najbliższa rodzina może korzystać ze zwolnienia przewidzianego w art. 4a ustawy o podatku od spadków i darowizn, pod warunkiem spełnienia wymaganych przesłanek, w tym terminowego zgłoszenia nabycia, gdy jest ono wymagane.

Aktualne informacje dotyczące formularza SD-Z2 i terminów publikuje Ministerstwo Finansów na stronie Ulgi i zwolnienia w podatku od spadków i darowizn.

Istnieje też szczególne zwolnienie przy nabyciu przedsiębiorstwa przez dalszego spadkobiercę

Ustawa przewiduje również rozwiązanie dla osoby, która nie należy do najbliższej rodziny spadkodawcy, ale dziedziczy przedsiębiorstwo osoby fizycznej albo udział w takim przedsiębiorstwie.

Aktualne zasady przewidują możliwość zwolnienia pod warunkiem między innymi odpowiedniego zgłoszenia nabycia na formularzu SD-ZP oraz prowadzenia przedsiębiorstwa przez wymagany okres.

Według aktualnych informacji Ministerstwa Finansów okres ten wynosi dwa lata od dnia nabycia.

Nie należy zatem zakładać, że każdy spadkobierca przedsiębiorstwa spoza najbliższej rodziny automatycznie zapłaci podatek według pełnej wartości biznesu.

Czy po śmierci właściciela trzeba wykonać wycenę firmy?

Nie istnieje ogólna zasada, zgodnie z którą po każdej śmierci przedsiębiorcy prawo automatycznie wymaga profesjonalnej wyceny całej firmy.

Wycena może być jednak potrzebna lub bardzo użyteczna, gdy trzeba:

  • dokonać działu spadku,
  • ustalić spłaty między spadkobiercami,
  • wycenić udziały w spółce,
  • ustalić wartość przedsiębiorstwa dla określonego celu podatkowego,
  • sprzedać firmę albo jej część,
  • rozliczyć wspólników,
  • ocenić, czy kontynuowanie działalności ma ekonomiczny sens,
  • ustalić wartość przedsiębiorstwa w sporze.

Cel wyceny trzeba zdefiniować przed wyborem metody.

DCF nie jest z definicji ani „metodą główną”, ani „metodą pomocniczą” tylko dlatego, że właściciel zmarł. Dobór podejścia zależy od rodzaju działalności, celu, daty wyceny i dostępnych danych.

Szerzej opisujemy to w poradniku wycena firmy do spadku.

Śmierć właściciela może zmienić ekonomiczną wartość przedsiębiorstwa

Prawo odpowiada na pytanie, kto może zarządzać przedsiębiorstwem i komu przysługują określone prawa. Nie odpowiada jednak samo w sobie na pytanie, ile biznes jest wart.

Jeżeli zmarły właściciel był jednocześnie:

  • głównym handlowcem,
  • jedyną osobą posiadającą techniczne know-how,
  • członkiem zarządu,
  • osobą utrzymującą relacje z kluczowymi klientami,
  • gwarantem finansowania,

jego śmierć może mieć rzeczywisty wpływ na przyszłe przepływy przedsiębiorstwa.

Tego wpływu nie powinno się jednak określać arbitralnym „dyskontem za śmierć właściciela”.

Trzeba ustalić konkretne konsekwencje: utratę klientów, koszt zastąpienia zarządzającego, potrzebę zatrudnienia specjalisty, zmianę warunków finansowania albo przeciwnie – dobrą organizację sukcesji, która ogranicza wpływ utraty jednej osoby.

Co warto sprawdzić po śmierci właściciela firmy?

Zanim rodzina zacznie podejmować decyzje właścicielskie, warto uporządkować kilka obszarów:

  • formę prawną działalności,
  • testament i dokumenty spadkowe,
  • umowę spółki, jeśli istnieje,
  • informację o zarządcy sukcesyjnym w CEIDG,
  • prawa do kluczowych aktywów,
  • najważniejsze umowy,
  • finansowanie i zabezpieczenia,
  • pracowników i osoby kluczowe,
  • koncesje, licencje, zezwolenia i działalność regulowaną,
  • zobowiązania podatkowe,
  • zadłużenie, leasingi i gwarancje,
  • realną sytuację finansową przedsiębiorstwa.

To pozwala oddzielić trzy pytania, które często są mylone: kto dziedziczy, kto może zarządzać i ile przedsiębiorstwo jest warte.

Najczęstsze błędy przy sukcesji działalności gospodarczej

  • traktowanie JDG i spółki z o.o. tak samo,
  • założenie, że każdy spadkobierca może od razu prowadzić przedsiębiorstwo zmarłego,
  • przeoczenie dwumiesięcznego terminu na powołanie zarządcy sukcesyjnego po śmierci,
  • założenie, że wszystkie umowy trwają automatycznie i bez wyjątków,
  • założenie, że każdy pracownik automatycznie pozostaje zatrudniony bez analizy przepisów,
  • uznanie, że wszystkie koncesje i zezwolenia pozostają ważne bez dodatkowych czynności,
  • traktowanie NIP jako prywatnego numeru przechodzącego na spadkobiercę,
  • brak sprawdzenia umowy spółki w przypadku śmierci wspólnika,
  • utożsamianie testamentu z kompletnym planem sukcesji przedsiębiorstwa,
  • założenie, że odziedziczenie firmy zawsze oznacza podatek do zapłaty,
  • wycenianie biznesu przed ustaleniem celu, daty i przedmiotu wyceny.

Podstawy prawne i źródła

Prawo i wycena to dwa osobne elementy sukcesji

Przy sukcesji firmy najpierw trzeba ustalić stan prawny: kto jest spadkobiercą, jakie prawa wchodzą do spadku, kto może zarządzać przedsiębiorstwem i jakie dokumenty pozwalają kontynuować działalność.

Dopiero osobnym krokiem jest ustalenie wartości przedsiębiorstwa, udziałów albo konkretnych aktywów.

Sprawy prawne i spadkowe warto prowadzić z notariuszem lub prawnikiem zajmującym się sukcesją. Jeżeli natomiast potrzebujesz określenia wartości firmy, udziałów lub przedsiębiorstwa w spadku do rozliczeń między spadkobiercami, sprzedaży albo innego celu, skontaktuj się z BiznesWycena.pl.